La organización es la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden definidas todas las tareas que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa, así como su responsabilidad y autoridad. Todas las organizaciones poseen una estructura o esqueleto que contribuye el logro de lo objetivos, una estructura que se define en dos vertientes:
- Organización formal: Es oficial y conocida por todos sus miembros. La establece la dirección y está reflejada en su organigrama. En ella, están definidas las actividades de las personas (puestos de trabajo), los departamentos, la autoridad de los distintos responsables, así como las relaciones de coordinación y comunicación entre los miembros y unidades de la organización.
- Organización informal. No está establecida por la dirección. Surge de forma espontánea cuando las personas se asocian entre sí. Nace como expresión de vínculos personales (amistad, intereses comunes o reivindicaciones que se comparten) y, pese a no ser oficiales, resultan igualmente influyentes en la marcha de la empresa, de ahí que los directivos deben tenerlas en cuenta.
Del diseño de la estructura organizativa se ocupan los administradores e implica tomar decisiones tan variadas como:
- Definir los puestos de trabajo y sus funciones, así como las personas que los ocuparán.
- Decidir las características de la estructura organizativa. Los administradores establecen la cadena de mando, la amplitud gerencial, y los grados de centralización y de delegación.
- Establecer los departamentos y agrupaciones de personas y puestos de trabajo aplicando un criterio racional.
- Elegir un tipo de estructura organizativa.
- Configurar los canales de comunicación entre trabajadores, departamentos y niveles jerárquicos, y la cultura de la empresa.
Modelos de estructura organizativa
La estructura organizativa muestra los puestos de trabajo y refleja las responsabilidades de los trabajadores, los departamentos y la jerarquía. Según cómo se ordenen estos elementos diferenciamos 5 modelos de estructura organizativa.
- Estructura lineal o jerárquico. Se basa en el principio de unidad de mando, es decir, todos los miembros de la empresa dependen de un mando superior, que es quien da las órdenes, y sólo se pueden recibir de él. Por tanto, cada persona está subordinada a una inmediata superior. Ejemplo: Un hospital donde los médicos reportan al jefe de departamento, quien a su vez reporta a la dirección general.
- Ventajas:
- Claridad en la cadena de mando.
- Fácil de gestionar en organizaciones pequeñas.
- Desventajas:
- Rigidez y poca adaptabilidad.
- Dificulta la comunicación horizontal.
- Ventajas:
- Estructura funcional o departamental. Se caracteriza por la existencia de especialistas que dedican todo el esfuerzo a una tarea concreta de la actividad de la empresa. Todos los niveles inferiores están conectados a diversos jefes y cada uno de ellos desarrolla una función, en la que es especialista. Dicho de otra forma, agrupa a los empleados según sus funciones o especialidades. Por ejemplo, un departamento para marketing, otro para ventas y otro para producción. Ejemplo: Una empresa manufacturera con departamentos de ingeniería, finanzas y recursos humanos, cada uno con un líder especializado.
- Ventajas:
- Claridad en las funciones y responsabilidades.
- Especialización que mejora la eficiencia.
- Desventajas:
- Puede generar aislamiento entre departamentos (silos).
- Falta de visión global de la organización.
- Ventajas:
- Estructura en línea y de asesoramiento (staff). Este modelo combina la estructura jerárquica (línea) con áreas de apoyo especializadas (staff). En esta estructura, las decisiones estratégicas y operativas las toman los líderes jerárquicos (línea), mientras que las funciones de asesoría y soporte recaen en las áreas de staff, que no tienen autoridad directa pero sí influencia. Ejemplo: Una empresa manufacturera puede tener una estructura línea-staff donde el gerente de producción toma decisiones operativas y organiza al personal en la planta (línea), y un equipo de ingenieros asesora al gerente en optimización de procesos (staff).
- Estructura matricial. Combina las estructuras funcional y divisional, asignando empleados a proyectos específicos mientras reportan a sus departamentos funcionales.
- Ventajas:
- Favorece la colaboración entre áreas.
- Flexibilidad para adaptarse a proyectos cambiantes.
- Desventajas:
- Confusión en la autoridad (doble jefatura).
- Complejidad en la coordinación.
- Ventajas:
- Estructura en comité. Las decisiones se toman de manera colegiada por un grupo de personas, conocidas como comité, en lugar de estar centralizadas en una sola autoridad o jerarquía. Los comités pueden ser permanentes o temporales y suelen formarse para abordar áreas específicas, gestionar proyectos o tomar decisiones estratégicas.
- Ventajas: es motivador para los trabajadores y cuenta con su opinión.
- Desventajas: la toma decisiones es muy lenta.
Elegir una estructura organizativa adecuada depende de los objetivos, tamaño y sector de la organización. Algunas empresas combinan varios modelos para adaptarse a sus necesidades, buscando el equilibrio entre especialización, flexibilidad y eficiencia, pero casi podemos decir que la común a todas ellas es la estructura funcional o departamental que explicaré con más detalle en el siguiente apartado. Conocer estas estructuras ayuda a entender cómo las organizaciones funcionan internamente y cómo logran sus metas.
Criterios de agrupación en la estructura departamental
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¡Claro! Aquí tienes un post explicativo sobre los diferentes criterios de agrupamiento en una estructura departamental:
Criterios de Agrupamiento en una Estructura Departamental
En el mundo empresarial, la organización y estructura de una empresa son fundamentales para su éxito. Una de las decisiones clave que deben tomar los líderes empresariales es cómo agrupar a los empleados y las funciones dentro de la empresa. Aquí te explicamos los diferentes criterios de agrupamiento en una estructura departamental y cómo cada uno puede beneficiar a tu organización.
- Agrupamiento por funciones. Este criterio organiza a los empleados según las funciones o actividades que realizan. Es uno de los métodos más comunes y se utiliza en empresas donde las tareas son claramente definidas y especializadas. Ejemplo: Departamento de Marketing, Departamento de Ventas, Departamento de Producción, etc.
- Ventajas:
- Mayor especialización y eficiencia.
- Claridad en las responsabilidades y roles.
- Facilita la supervisión y el control.
- Desventajas:
- Puede generar silos y falta de comunicación entre departamentos.
- Menor flexibilidad para adaptarse a cambios rápidos.
- Ventajas:
- Agrupamiento por productos o servicios. Según este criterio, los empleados se agrupan según el producto o servicio que ofrecen. Es ideal para empresas que manejan una amplia gama de productos o servicios. Ejemplo: Departamento de Electrónica, Departamento de Ropa, Departamento de Alimentos, etc.
- Ventajas:
- Mayor enfoque en el producto o servicio.
- Facilita la adaptación a las necesidades del mercado.
- Mejora la coordinación y la innovación en el desarrollo de productos.
- Desventajas:
- Puede duplicar funciones y recursos.
- Mayor complejidad en la gestión.
- Ventajas:
- Agrupamiento por zonas geográficas. Este criterio organiza a los empleados según la ubicación geográfica. Es útil para empresas que operan en múltiples regiones o países. Ejemplo: Región Norte, Región Sur, Región Este, etc.
- Ventajas:
- Mejor conocimiento del mercado local.
- Mayor capacidad de respuesta a las necesidades regionales.
- Facilita la logística y distribución
- Desventajas:
- Puede generar duplicación de funciones.
- Mayor dificultad en la coordinación central.
- Ventajas:
- Agrupamiento por Clientes. En este criterio, los empleados se agrupan según el tipo de cliente al que sirven. Es ideal para empresas que tienen diferentes segmentos de clientes con necesidades específicas. Ejemplo: Clientes Corporativos, Clientes Minoristas, Clientes Internacionales, etc.
- Ventajas:
- Mayor enfoque en las necesidades del cliente.
- Mejora la satisfacción y lealtad del cliente.
- Facilita la personalización de productos y servicios.
- Desventajas:
- Puede generar duplicación de funciones.
- Mayor complejidad en la gestión.
- Ventajas:
- Agrupamiento por procesos. Este criterio organiza a los empleados según las etapas del proceso productivo. Es común en industrias manufactureras y de producción en masa. Ejemplo: Proceso de Diseño, Proceso de Producción, Proceso de Ensamblaje, Proceso de Distribución, etc.
- Ventajas:
- Mayor eficiencia en la producción.
- Facilita la mejora continua y la optimización de procesos.
- Mejora la calidad del producto final.
- Desventajas:
- Puede generar silos y falta de comunicación entre procesos.
- Menor flexibilidad para adaptarse a cambios rápidos.
- Ventajas:
En conclusión, elegir la estructura organizacional de tu empresa, así como el criterio de agrupamiento adecuado depende, como todas las decisiones empresariales del entorno y de los objetivos a alcanzar, y esto incluye factores como el tamaño de la empresa, la naturaleza de los productos o servicios, y las necesidades del mercado. En muchos casos, las empresas optan por una combinación de estos criterios para aprovechar las ventajas de cada uno y minimizar sus desventajas.