La comunicación en la empresa es un elemento esencial para el éxito organizacional. Permite la transmisión de información, la coordinación de actividades y la construcción de relaciones tanto internas como externas que permitan incrementar la productividad o consolidar las relaciones con los clientes. Con el avance de la tecnología, las modalidades y los recursos digitales han transformado la manera en que las empresas se comunican, mejorando la eficiencia y el alcance de la comunicación.
Modalidades de comunicación
Para el análisis de la comunicación en la empresa suele recurrirse a una distinción en función de varios criterios según el ámbito, su estructuración o según las relaciones jerárquicas.
Según el ámbito …
- Comunicación interna. Relativa al intercambio de información dentro de la organización. Tiene como objetivo facilitar la coordinación y colaboración entre empleados y departamentos. Son, por ejemplo, los correos electrónicos, reuniones, boletines internos, chats de equipo.
- Comunicación externa. Relativa al intercambio de información entre la organización y sus públicos externos. Tiene como objetivo objetivo promover la imagen de la empresa, gestionar relaciones con clientes y socios, y comunicar mensajes clave al público. Por ejemplo: comunicados de prensa, redes sociales, campañas de marketing, atención al cliente.
Según la estructuración de la comunicación …
- Comunicación formal. Comunicación estructurada y oficial dentro de la organización. Planificada y desarrollada desde la función directiva, tanto de niveles superiores como intermedios y que pretende transmitir información importante y oficial de manera clara y precisa. Son los informes, memorandos, políticas de la empresa, manuales de procedimientos.
- Comunicación informal. Es la comunicación no estructurada y espontánea entre los miembros de la organización y que suele estar orientada a fomentar relaciones personales, de colaboración y un ambiente de trabajo positivo. Conversaciones casuales, chats informales, redes sociales internas
Según la relación de jerarquía organizacional …
- Vertical: sigue la escala jerárquica de la empresa, y puede ir de los jefes a los subordinados (descendente o de los subordinados a los jefes (ascendente).
- Horizontal: es la que se produce entre dos personas pertenecientes al mismo nivel de jerarquía.
- Cruzada: el intercambio de información tiene lugar entre dos personas pertenecientes tanto a niveles jerárquicos distintos como a diferentes áreas de actividad.
Recursos Digitales para la Comunicación
Para que la comunicación dentro de la organización sea eficaz se deben poner en marcha los canales adecuados para cada tipo de comunicación, sobre todo la formal, de forma que llegue a todos los miembros de la organización que se estime oportuno. Las empresas actuales han visto un importante desarrollo en la disponibilidad de estos canales, en su funcionalidad, velocidad y, como no, en su diseño. Veamos los tipos más utilizados:
- Correo electrónico. Tiene como ventajas ofrecer una comunicación rápida y eficiente, un registro escrito de las conversaciones, la posibilidad de adjuntar archivos. Sin embargo, también puede pecar de impersonal e implica un riesgo de sobrecarga de información. Todos conocemos proveedores de este servicio como Hotmail o Gmail, aunque a nivel empresarial suele recurrirse a sistemas propios para aumentar los niveles e seguridad.
- Plataformas de mensajería instantánea. Su principal ventaja es que provee de una comunicación en tiempo real, favorece la colaboración en equipo y también la integración con otras herramientas. También tiene alguna desventajas como es la distracción por la frecuencia de notificaciones, el riesgo dispersión de la información, o la gestión de los límites temporales entre la vida profesionales y familiar. Algunos ejemplos son Slack, Microsoft Teams, WhatsApp o incluso Telegram. En mi experiencia es Slack la más profesional y la que uso más habitualmente como miembro equipo del Colectivo Crece-T y del Proyecto Simbiosis.
- Videoconferencias. Provee de una comunicación cara a cara, de la posibilidad de compartir pantalla y documentos, y es ideal para reuniones remotas. Por contra, implica una gran dependencia de una buena conexión a internet y puede ser agotador si no se controlan los tiempos de intervención de los participantes. Esta función está cada vez más integrada en las plataformas de mensajería instantánea como por ejemplo en Slack o Microsoft Teams. También tenemos el caso inverso de aplicaciones de videoconferencia que han incorporado funciones de mensajería instantánea como es el caso de Zoom.
- Redes sociales. Como principales ventajas tiene el ampliar el alcance de la comunicación y la posibilidad de interactuar con clientes y socios y la promoción de la marca. Por contra supone un riesgo reputacional por los comentarios negativos y supone una necesidad de gestión constante.
- Intranets y portales corporativos. Facilita la centralización de la información, el acceso a recursos y documentos importantes y la mejora de la comunicación interna. Pero también puede ser costoso de implementar, y requiere mantenimiento y actualización.
- Blogs y boletines electrónicos. Generalmente orientada a la información externa, ayuda a compartir información detallada y actualizaciones, mejorar la visibilidad de la empresa y, cuando se orienta internamente, a fomentar la participación de los empleados. Requiere tiempo y esfuerzo para crear contenido de calidad y puede no ser leído por todos los destinatarios.
En conclusión, la comunicación efectiva es crucial para el éxito de cualquier empresa u organización. Las modalidades y los recursos digitales ofrecen una variedad de herramientas que pueden mejorar la comunicación tanto interna como externa y es de importancia clave que las empresas elijan las herramientas adecuadas y las utilicen de manera estratégica para maximizar su efectividad.
Espero que estos apuntes te sean útiles para tu asignatura. ¿Hay algo más en lo que pueda ayudarte? 🚀
